<원온원 대화의 기술>로 알아보는 원온원의 A to Z 2편

 

원온원 전(前)-중(中)-후(後) 어떻게 해야 할까?

 

스티븐 G. 로겔버그의 <원온원 대화의 기술>을 읽으면서 똑같은 원온원 30분을 하더라도 사전 준비, 진행 스킬, 후속 조치에 따라 전혀 다른 시간이 되겠구나,라는 생각이 들었다. 책에는 구체적인 노하우가 가득했는데 그 중 몇 가지만 간단히 소개하겠다. (책에는 어떻게 대화를 나누면 좋을지, 팀원에게 메일은 어떻게 보내면 좋은지까지 자세한 예시가 나와있다. 더 자세한 내용이 궁금한 사람은 책을 참고하길 바란다.)

 

① 원온원 전(前) : 원온원 실시 배경 설명 및 주기 정하기

 

원온원을 실시하기 전 가장 먼저 해야 할 일은 팀원에게 미리 원온원 실시 사실을 알리는 일이다. 원온원을 하는 이유(ex. 팀원의 업무상 고충 해결, 경력개발 상담을 위함)와, 방법(ex. 주 1회 30분씩 00에서 진행, 어젠다는 함께 정함)을 설명해서 팀원들이 가질 수 있는 불안함을 가라앉혀야 한다. 팀원의 입장에서 생각해보면 1:1 미팅을 한다고 하면 일단 선입견(ex. 매주 지표 가지고 쪼려는 거 아니야?)을 가지고 바라볼 수 있기 때문이다.

 

배경을 설명할 때는 팀원이 모두 참석한 자리에서 공개적으로 이야기해야 한다. 그래야만 원온원이 공식적인 팀의 중요 프로세스가 될 수 있다. 책에서는 팀 전체가 원온원이 조직차원에서 오래 지속할 정기적 계획임을 알 수 있도록 조직의 핵심가치(ex. 직원 목소리의 중요성), 개인의 리더십 원칙(ex.지원을 아끼지 않는 리더)와 연결하라고 조언한다. 그리고 무엇보다 원온원의 취지는 간섭과 통제가 아님을 강조하라고 말한다.

 

원온원의 배경을 설명했다면 팀원 별로 주기를 정해야 한다. 책에서는 크게 3가지 주기를 제안한다.

주간 계획	일주일에 한번 30분
격주 계획	2주 간격으로 45분-60분
월간 계획	3주나 4주마다 60~90분

 

저자 추천은 일주일에 한번 30분씩 진행하는 주간 계획이다. 원온원을 통해 피드백이나 조언이 제때 이뤄져야 하는데 주기가 너무 길어지면 연속성 있게 피드백이 이뤄지기 어렵기 때문이다.(이런 맥락에서 월 1회 실시는 추천하지 않는다) 다만 팀 상황에 따라 주기는 달라질 수 있다. 경력이 오래되어서 서로 손발을 오래 맞춰본 직원은 격주로 하고, 신규 영입 구성원은 원활한 온보딩을 위해 매주 진행하는 식이다.

 

② 원온원 중(中) : 활용 가능한 다양한 질문들

 

원온원을 시작하면 보통은 가벼운 인사말로 시작한다. 책에서는 가벼운 인사 이후 의미있는 대화의 물꼬를 트기 위해 다음과 같은 질문들을 연결하라고 조언한다. 이후 답변할 때는 신호등 색이나 10점 척도 답변도 함께 대답하도록 부탁한다. 이렇게 신호등 색이나 10점 척도 질문을 덧붙이면 상대방의 답변(ex. 노랑, 6점)에 따라 왜 그렇게 대답했는지 이유를 물어보며 자연스럽게 더 깊은 대화로 진입할 수 있다. 

 

<원온원 시작에서 활용할 수 있는 질문>

• '잠시 직장과 당신의 삶에서 일어나고 있는 일들을 생각해보고, 어떻게 지내는지 알려줄래요?'
• '요즘 당신에게 일어나는 일들을 생각해보고, 오늘 어떤 자세로 일하고 있는지 말해줄래요?'

 

책에서는 원온원 중에 함께 나누면 좋을 질문들도 소개한다. 굉장히 다양한 질문들이 책에는 포함되어 있는데, 그중에 최고의 질문이라는 무시무시(?)한 이름으로 선정되어 있는 질문을 소개한다. 개인적으로는 '제가 뭔가 도울 일이 있을까요?', '어떤 지원을 해주길 바라나요?'라는 질문이 마법같은 질문이라고 생각한다. 실제로 예전 매니저에게 원온원 중에 들었던 이야기고, 그 질문을 들은 이후 많은 문제들이 해결되었던 마법 같은 경험이 있어서다. 

 

<'원온원 대화의 기술'에서 소개하는 최고의 질문 5개>

매니저가 꼭 해야 할 질문	팀원이 꼭 해야 할 질문
뭔가 도울 일이 있을까요?	요즘 제가 도와드릴 만한 일이 있을까요?
어떻게 지내요? 일이 잘 풀리고 있나요?	제가 어떻게 해야 할까요? X와 관련해 조언해주시겠어요?
제가 어떤 지원을 해주길 바라나요?	무엇을 도와드리면 될까요? 어떻게 도와드릴까요?
제가 어떻게 지원할 수 있을까요? 필요한 자원은 무엇인가요?	어떤 일에 가장 우선순위를 두어야 할까요?
어떤 난관이나 장애, 어려움을 겪고 있나요? 잘 안 풀리는 일이 있어요?	제 경력 관리를 어떻게 해야 할까요? 어떻게 발전과 성장을 이어갈 수 있을까요?

 

원온원을 진행할 때 드는 또 다른 고민은 어젠다이다. 대화 주제를 미리 정해가야 할지, 아니면 사전 준비 없이 즉석에서 상황에 맞춰 대화 주제를 정할지 고민이 된다. 저자의 조사에 따르면 50퍼센트는 어젠다 있는 원온원을 실시했다고 한다. 이때 중요한 점은 '누가 어젠다를 만드는가'이다. 책에서는 원온원의 가치는 어젠다를 매니저와 팀원이 함께 혹은 팀원이 전담해서 만들었을 때 가장 높았고, 매니저가 단독으로 만들 때 가장 낮았다고 소개한다. 이를 통해 원온원은 팀원을 위한 회의임이 다시 확인된다고 말한다. 

 

지금까지 이야기만 들으면 자칫 원온원 시간에는 업무에 관한 일반적인 이야기(ex. 매출 지표 확인 및 피드백)를 하면 안되는 건가? 생각할 수 있다. 이런 질문에 저자는 업무 성격에 맞게끔 가끔 지표를 점검하는 건 괜찮다고 말한다. 더 중요한 건 단순 지표 확인이 아니라 지표 뒤에 숨겨진 '이유'를 파고드는 일이다. 지표로 어떻게 성공을 쟁취할지, 성공에 걸림돌은 무엇인지, 성공에 필요한 지원은 무엇인지를 논의하는 것이 더 중요하다.

 

③ 원온원 후(後) : 기록 남기기 

 

원온원이 끝났다면 반드시 기록을 남겨야 한다. 만약 기록하지 않는다면 원온원 때 나누었던 이야기들이 그대로 휘발될 수 있다. 기록으로 남기는 일은 원온원 때 나누었던 이야기를 공식화하는 행동이다. 공식화한다는 말은 매니저와 팀원, 각각이 해야 할 일의 책임이 명확해진다는 뜻이기도 하다.  책에서는 원온원 이후 기록을 남길 때 필수사항과 선택사항을 다음과 같이 말한다

 

<원온원 이후 문서화 시 필수/선택사항> 

• 필수사항 : 누가 무엇을 언제까지 하기로 했는지 구체적으로 적은(지원 내용을 포함한) 업무 목록
• 선택사항 : 아젠다 항목 각각에 대해 나눈 대화 요약

 

나가며 : 원온원은 결국 리더의 성과에 기여한다

 

지금까지 책 <원온원 대화의 기술> 주요 내용을 통해 원온원 전 과정에서 무엇을, 어떻게 해야 하는지 살펴봤다. 원온원을 처음 시작하는 리더에게 <원온원 대화의 기술>은 유용한 가이드다. 다만 지금까지 말한 원온원의 여러 장점에 동의하더라도 리더들의 현실적인 고민은 '원온원 할 시간이 없어요'일 것이다. 중간 리더급(팀장)만 되어도 업무 진행상황 점검, 각종 회의 참석만 해도 하루가 금방 간다.

 

시간은 관심에 비례한다. 아무리 바쁜 중간 리더여도 임원에게 급한 업무를 받으면 다른 일을 미루고 라도 없던 시간을 만드는 기적을 행한다. 해당 과업에 대해 얼마나 많은 관심을 가지고 우선순위를 부과하는가에 따라 시간은 있을 수도, 없을 수도 있다. 

 

무엇보다 원온원은 팀의 성공에 기여한다. 팀원 개개인의 욕구를 효과적으로 다뤄서 업무 성과를 향상시킨다. 개인의 업무 성과 향상은 자연스럽게 팀 업무 성과 향상으로 이어지고, 이는 곧 조직관리가 주 업무인 리더의 성과가 된다. '원온원 실시->팀원의 성과 향상->팀 전체 성과 향상->팀장의 성공'이라는 프로세스가 만들어지는 셈이다. 원온원은 팀원을 위해 시작하지만 결국에는 매니저의 이익에 기여한다. 바쁘다고 원온원을 등한시 하기에는 리더에게 남는 것이 너무 많다.

 

 

*책은 출판사에서 제공 받았습니다. 하지만 단순히 광고 목적이 아닌 실제로 좋은 내용이 많아 제 블로그에서 소개했습니다.